Путевой лист - важнейший для владельца автотранспорта документ с точки зрения принятия в расходы затрат на ГСМ. Существует ряд критериев, необходимых для корректного заполнения путевых листов, которые определены в законодательстве РФ. Рассмотрим, как правильно заполнить путевой лист, какие ошибки в документе повлекут доначисление налогов, а также приведем правила и образец заполнения документа.

В каких НПА можно найти образец заполнения путевых листов

Главный источник права, в котором зафиксирован порядок заполнения путевых листов — приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 в его действующей редакции. Выделим его ключевые положения:

• путевые листы должны заполняться на каждый отдельно взятый вид транспортного средства (п. 9 приказа Минтранса № 152); при посменном использовании машины разными водителями нужно формировать отдельный лист на каждого из них (п. 11);
• с 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевые листы на месяц нельзя (п. 10);
• в наименовании документа должен быть зафиксирован тип машины, в заголовке — номер путевого листа (в соответствии с нумерацией, установленной в фирме);
• в документе, помимо основных реквизитов отправителя: названия, адреса и телефона - должен указываться ОГРН;

Образец заполнения можно скачать .

• в путевом листе должны указываться показания одометра в корреляции с датой и временем выезда машины на задание, а также ее возврата в гараж, скрепленные подписями ответственных лиц компании или ИП, а если ИП сам выполняет работу водителя, то им лично (п. 13, п. 14);
• если путевой лист оформляется при посменном пользовании машиной разными водителями, показатели одометра отмечаются в листе водителя, который первым выезжает на задание из гаража, а также того водителя, который заезжает обратно в гараж (п. 15);
• в путевом листе должны фиксироваться дата и время проведения медосмотров, которые проводятся до выезда в рейс и после возвращения из него, — они проставляются сотрудником медицинского профиля, непосредственно участвовавшим в осмотре, а также заверяются его подписью при обязательном указании Ф. И. О. (п. 16);
• с 26.02.2017 (приказ Минтранса от 18.01.2017 № 17) обязательным реквизитом путевого листа стала отметка о проведения перед выездом в рейс (перед сменой) контроля технического состояния транспортного средства — контролирующим лицом, проводящим осмотр, указываются дата и время его проведения, заверяемые подписью с расшифровкой до инициалов (п. 16.1);
• заполненные путевые листы должны регистрироваться в специальном журнале, который заводится собственником транспорта (п. 17).

О порядке заполнения журнала учета путевых листов, читайте .

Заполненные листы должны храниться в организации, использующей транспортные средства, не менее 5 лет.

Таковы положения главного НПА, регулирующего заполнение бланков путевых листов. Способ заполнения соответствующего документа законодателем не определен — необходимые данные можно вносить в него как ручкой, так и на компьютере.

Крайне важно заполнять путевые листы корректно. Что будет, если пренебречь этим, рассмотрим на примере нескольких арбитражных разбирательств.

Подробнее об особенностях путевых листов, используемых ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?» .

Ошибки в путевом листе и отказ в возврате НДС

Весьма неприятными для налогоплательщика могут быть правовые последствия ошибок, допущенных в таком документе, как путевой лист. Обращает на себя внимание случай, свидетельствующий об отказе ФНС в признании права ИП на вычет по НДС по той причине, что путевые листы были заполнены некорректно.

Речь идет об арбитражном деле № А65-20582/2013. Истец — индивидуальный предприниматель — купил автомобиль у ООО и оформил ряд подтверждающих документов — накладную и акт приема-передачи. Продавец выставил в адрес покупателя счет-фактуру, в котором был указан НДС. Также известно, что ИП оплатил машину за счет кредитных средств.

ИП, осуществив государственную регистрацию машины, подал в ФНС декларацию по НДС, в которой была указана сумма к вычету. Однако налоговики отказали ИП в вычете, посчитав, что машина куплена не для бизнеса, а для личных целей.

Покупатель автомобиля подал иск в арбитраж, намереваясь добиться в судебном порядке аннулирования решения ФНС. Но успехом его попытки не увенчались — суд в 3 инстанциях подтвердил правоту налоговиков.

В ходе слушаний ИП предъявил суду в качестве доказательства пользования автомобилем для целей бизнеса копии путевых листов. Однако судьи посчитали, что данные источники не соответствуют требованиям приказа Минтранса № 152, поскольку в них не было указано некоторых важных, по мнению суда, реквизитов. Кроме того, в ходе слушаний было установлено, что в акте приема-передачи автомобиля была ошибка в указании наименования ООО, которое продало ИП транспортное средство.

Не указан пункт назначения — расходы на ГСМ списать не получится

Весьма примечательна еще одна ситуация, имевшая место в рамках арбитражного дела № А55-23291/2012. ВАС отказался его передавать на уровень президиума данной инстанции, оставив, таким образом, решение кассации в силе.

Налогоплательщик подал иск против ФНС, намереваясь оспорить решение налоговиков об отказе во включении в структуру расходов фирмы затрат на ГСМ. Инспекторы ФНС посчитали данные издержки неподтвержденными, так как в путевых листах, сформированных налогоплательщиком в подтверждение затрат на ГСМ, не были указаны пункты назначения, в которые ездили водители.

Сумма, фигурировавшая в иске, весьма приличная — 700 000 руб. Но у налогоплательщика не получилось ее отсудить. В ходе слушаний в рамках первой инстанции судьи подтвердили правоту налоговиков. Апелляция дала шанс истцу, установив, что путь следования машины, а также пункт назначения груза не должны фиксироваться в таком документе, как путевой лист, организациями, которые не являются по основному профилю деятельности транспортными. К тому же, как посчитала апелляционная инстанция, путевой лист не должен рассматриваться как единственный источник, способный подтвердить задействование автомобиля в коммерческой деятельности налогоплательщика.

Однако кассация отменила решение, вынесенное апелляционной инстанции. Судьи посчитали, что путевой лист — это документ, который создается именно с целью подтверждения обоснованности издержек фирмы в виде затрат на ГСМ. Поэтому если путевой лист не содержит сведений о пункте назначения, то, по мнению судей, нельзя достоверно установить факт задействования автомобиля водителями фирмы в служебных целях. Поэтому данный реквизит путевого листа, если следовать позиции кассации, нужно рассматривать как обязательный, отражающий сущность хозяйственной операции.

Сведения о пункте назначения, фиксируемые в таком документе, как путевой лист, если следовать логике положений определения ВАС по данному делу, должны быть в достаточной мере подробными. Как считает ВАС, путевой лист должен включать название организации, куда едет машина, а также адрес соответствующего объекта.

Правила оформления путевого листа для бухгалтерии в 2018-2019 годах

На практике может использоваться довольно широкий спектр путевых листов — все зависит от типа транспортного средства, способа его задействования, а также специфики деятельности организации. Основной источник права, в котором утверждены бланки путевых листов для различных видов автомобильной техники, а также типов предприятий — постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Однако применение этого документа не является обязательным, и владелец транспорта вправе сам разработать свой бланк путевого листа или, взяв за основу подходящую унифицированную форму, дополнить ее нужными реквизитами.

Каждая частная и государственная организация должна четко документировать всю свою деятельность. На этот счет разработано множество специальных бланков, форм и правил. При их соблюдении и своевременном грамотном заполнении бумаг у предпринимателя не возникнут проблемы ни с проверяющими структурами, ни с налоговыми органами, которые могут предоставить освобождение от начислений НДФЛ. Особенно много вопросов у начинающих бизнесменов вызывают правила заполнения путевых листов (ПЛ) и изменения в них. Сегодня мы расскажем, как правильно заполнять эти важные документы, а также представим вашему вниманию образцы самых распространенных бланков, разработанных для выпуска ТС в рейс.

Несколько слов о ПЛ

Правила заполнения должны соблюдать любые предприятия, использующие в своей основной либо побочной деятельности транспортные средства. Без этого документа, заполненного должным образом, не имеет права выйти в рейс ни одно ТС. Довольно часто предприятия компенсируют своим сотрудникам, использующим в рабочих целях личный транспорт, расходы на ГСМ. Их подтверждают с помощью путевого листа, к тому же сотрудники ГИБДД, остановившие автомобиль, имеют право запросить эти бумаги, в которых указываются данные транспорта, водителя и назначение маршрута.

С помощью этих документов любая организация списывает свои траты на топливо и получает освобождение от НДФЛ за определенный период. В случаях, когда правила заполнения путевых листов не соблюдены, предпринимателя можно даже привлечь к административной и уголовной ответственности.

Делая выводы из всего вышесказанного, можно сказать, что путевой лист - это не просто бланк, а важный документ, в котором отражены все данные о ТС, лице, им управляющем, маршруте и так далее. Правильное оформление подобных бумаг гарантирует компании отсутствие проблем с налоговыми службами в случае ежегодных отчетов и внезапных проверок.

Классификация

На сегодняшний момент существует несколько видов интересующего нас документа, применимые к любому известному транспорту. Исходя из этого, по назначению ПЛ можно классифицировать следующим образом:

• легковой транспорт;
• специальный транспорт;
• грузовое ТС;
• пассажирское такси;
• автобус.

Каждая форма имеет свое буквенно-цифровое обозначение. Например, правила заполнения путевого листа 4-С касаются грузового транспорта. В целом практически все бланки имеют идентичный порядок заполнения, однако, в зависимости от специализации ТС, он может иметь незначительные дополнения.

Индивидуальные бланки ПЛ

Не каждой организации подходят унифицированные формы, разработанные государственными структурами. Иногда некоторые графы оказываются для той или иной фирмы лишними, поэтому допустима разработка индивидуальных бланков ПЛ.

Они должны содержать предусмотренные законом обязательные реквизиты, остальные могут быть добавлены или убраны по желанию руководителя компании. В любом случае подобный бланк считается законным и может быть представлен по требованию в соответствующие государственные структуры.

Срок действия документа

Согласно правилам заполнения путевых листов, в них в обязательном порядке указывается период действия. Необходимо помнить, что унифицированная форма используется не более двадцати четырех часов. В особом случае в дополнительные графы должна быть внесена пометка. А вот у индивидуального бланка срок действия продлен до тридцати дней.

Эти нюансы нужно знать каждому, кто занимается проверкой и оформлением ПЛ.

Обязательные графы

Как мы уже упоминали ранее, каждый бланк должен включать ряд неизменяемых реквизитов, без которых он считается недействительным. При этом не имеет значения специализация ТС. Например, правила заполнения путевых листов формы 3 для легковых автомобилей подразумевают включение в бланки определенную совокупность граф и ячеек:

1. Номер.
2. Наименование.
3. Период действия бланка.
4. Информация о сотруднике организации, управляющем ТС:

• Ф. И. О. шофера, который будет работать на указанном ТС;
• дата в формате числа, и время в формате часов и минут, когда проводился предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр шофера.

5. Подробное описание использующегося ТС:

• его тип;
• модель;
• модель прицепа и полуприцепа (когда их нет, то графа не заполняется);
• регистрационный номер ТС;
• начальный километраж и отметка о пройденных километрах после окончания рабочей смены;
• информация о выходе в рейс и окончании работы (дата и время).

6. Данные о владельце ТС.

Помимо перечисленных граф, любой предприниматель может добавить и необходимые для него реквизиты. Они могут раскрывать, к примеру, вид деятельности компании или любые другие данные на усмотрение руководства.

Путевые листы: образец, правила заполнения

Если вы планируете для своей работы использовать унифицированную форму, то наш образец поможет вам сориентироваться в заполнении документа. Имейте в виду, что он двусторонний. Поэтому не забудьте внести данные и на оборотную сторону листа после возвращения водителя из рейса.

В крупных организациях заполнением подобных документов занимаются специально обученные люди, они же выпускают водителей и ТС на маршрут. В более мелких организациях, где содержать таких специалистов не совсем рентабельно, данная обязанность возлагается на любое лицо. К примеру, на бухгалтера или руководителя фирмы.

Работник, занимающийся ПЛ, должен быть ознакомлен со всеми правилами и вводящимися новшествами. В следующем разделе статьи мы расскажем вам о тонкостях в правилах заполнения путевого листа легкового автомобиля. Отдельно разберем ПЛ, предназначенные для автобусов и грузовых ТС.

Пример заполнения

Это один из самых простых вариантов, который не содержит никаких сложностей. Однако для новичка правила заполнения путевого листа легкового автомобиля могут показаться излишне запутанными. Ведь часто унифицированная форма пугает обилием граф и реквизитов. Итак, давайте рассмотрим лицевую сторону этого важного бланка.

В левой верхней части листа необходимо внести дату выхода в рейс, наименование организации (именно так, как записано в учредительных документах), полные данные на водителя и автомобиль. Также указывается время выезда со стоянки и возвращения с маршрута, отмеченное диспетчером. Сюда же часто вносят информацию о медицинском осмотре шофера и данные о лице, ответственном за проведенные процедуры.

В правой части обычного бланка вписываются коды из учредительных документов организации, номер самого бланка (его устанавливают произвольно, но по порядку, отталкиваясь от прежнего), километраж, данные людей, проверивших техническое состояние ТС, и марку топлива. Также сюда вписывают выданное количество ГСМ, если это принято на предприятии.

В нижней части бланка подписи ставят лицо, отдающее исправный автомобиль, и водитель, принявший ТС.

Оборотная сторона заполняется ответственным лицом, принявшим авто после рейса. Здесь указывается маршрут, время в пути, пройденный километраж. Под этими данными ставится подпись водителя. Иногда бухгалтер либо руководитель организации в специальных графах рассчитывает заработную плату работника, но данные реквизиты не являются обязательными.

Правила заполнения путевых листов автобуса

Данный унифицированный документ идет под номером шесть, помимо уже описанных в предыдущем разделе обязательных граф, в нем добавлено еще несколько. Имейте в виду, что без них бланк не считается правильно заполненным, а, следовательно, не будет учитываться в налоговых органах.

В подобном путевом листе указываются данные о водителе и кондукторе. В графы вписываются фамилия и инициалы обоих людей, а также номера их удостоверений. В обязательном порядке указываются номера и названия маршрутов. Иногда в данные документы вносятся особые отметки или задания для водителя.

Так как автобус выходит на рейс в первую и вторую смену, то в путевом листе предусмотрены графы, заполняющиеся диспетчером по мере выезда и возвращения в гараж каждой смены.

Грузовые автомобили

В первую очередь необходимо учитывать, что для грузовых ТС создано три унифицированных бланка:

• Для сдельной работы. Такая форма используется при перевозках по сдельной форме, когда водитель имеет представление о расценках и может по окончании рабочей смены увидеть на оборотной стороне путевого листа свою заработную плату.
• С учетом повременных тарифов. В этом случае в документе указывается вид тарифа, а затем делается расчет заработной платы по итогам поездки.
• Междугородные перевозки. Подобная форма помечается специальной красной полосой и используется довольно редко. Чаще всего она применяется при работе с народнохозяйственными грузами.

Правила заполнения путевого листа грузового автомобиля предусматривают множество граф и считаются самыми сложными. Неизменными являются следующие строки:

• колонна либо бригада;
• прицепы;
• сопровождающие лица;
• места приема и сдачи груза;
• характеристика груза;
• тоннаж груза;
• количество рейсов с заявленным грузом, которые составляют задание водителя;

Обычно оформлением подобных важных документов занимаются специально назначенные лица, в транспортных компаниях их содержание просто необходимо.

Нововведения в правила

В текущем году изменились правила заполнения путевого листа. Некоторые специалисты утверждают, что они даже упростили работу специалистам. А вот другие считают новые правила заполнения путевых листов более сложными, чем предыдущие. Как бы то ни было, но знать их должен каждый предприниматель, работающий с использованием разных транспортных средств.

Ранее те, кто выпускали автомобили на маршрут, должны были обязательно проставлять на документе круглую печать предприятия. Сейчас это считается необязательным, но данные компании и владельца авто обязательно должны быть внесены в графы. Без них бланк не имеет юридической силы.

В правилах, действующих с двадцать шестого февраля текущего года, указано, что в обязательном порядке в путевой лист вносятся сведения о техническом осмотре автомобиля за подписью ответственного лица. Эти данные заполняются для всех типов ТС.

Ошибки в заполнении ПЛ: к чему они могут привести

Не стоит недооценивать важность правильного заполнения данных документов. К примеру, известны случаи, когда ИП вели судебные тяжбы с налоговыми органами из-за отказа в вычете НДФЛ. Федеральная налоговая служба заявила, что истец использовал авто в личных целях, ведь путевые листы были заполнены неверно, а следовательно, не могли рассматриваться в деле.

Также распространены и другие случаи, на которые мы не станем распространяться, где роковыми стали именно обидные и банальные ошибки в документах. Поэтому настоятельно советуем внимательнее относиться к ведению документации и использовать специальный журнал. О нем мы расскажем в следующем разделе статьи.

Ведение журнала путевых листов

Если вы работаете с ТС, то в день выдаете и принимаете огромное количество путевых листов. Их движение должно четко отслеживаться в журнале, ведением которого обычно занимается ответственное за выпуск авто лицо.

Данный документ состоит из текстовой и табличной части. Правила заполнения журнала путевых листов довольно понятны, но ими не стоит пренебрегать. Это может дорого стоить и нерадивому сотруднику и предприятию.

На титульном листе всегда заполняется полное и код ОКПО, также указывается временной промежуток, когда журнал будет использоваться. Табличная часть содержит следующие ячейки:

• номер и дата выдачи ПЛ;
• информация о сотруднике, управляющем транспортным средством, и его табельный номер;
• номер ТС, присвоенный в гараже;
• подписи водителя, диспетчера и бухгалтера.

Не стоит забывать, что журнал должен иметь сквозную нумерацию и учитывать абсолютно все выданные путевые листы за указанный в титуле период. После заполнения документ проштамповывается руководителем, он же ставит свою подпись. далее ответственный сотрудник прошивает журнал и сдает его на хранение.

Ответственный работник назначается только руководителем компании. Это можно сделать приказом либо прописать данный нюанс в трудовом договоре. Имейте в виду, что полномочия всегда можно переложить на другого работника очередным приказом по организации.

Также данные обязанности могут быть переданы сторонней организации, предоставляющей подобные услуги по договору.

Вместо заключения

Мы постарались собрать для вас самую актуальную информацию по заявленной теме, которая будет полезна новичкам и профессионалам. Надеемся, что после прочтения статьи у вас не останется неотвеченных вопросов по заполнению ПЛ.

Путевой лист на месяц (бланк и образец заполнения)

Путевой лист на месяц (бланк и образец заполнения)

Путевой лист – учетный документ. Согласно данным, указанным в путевом листе, можно вести учет пробега, расхода топлива, затраты на содержание автомобиля, а также рабочие часы водителя. Путевой лист необходим, если на транспортном средстве перевозятся определенные грузы. В нем указывается информация о месте отправки и прибытия, маршрут следования и наименование груза. Путевой лист признается недействительным, если в нем нет следующих обязательных данных:

• дата выдачи;
• печать организации, предприятия;
• тип транспортного средства;
• регистрационный номер документа;
• сведения о водителе.

В качестве приложения к путевому листу должен прилагаться отрывной талон.

Если организация не является перевозчиком, то она может выписывать путевые листы сроком от 1 до 30 дней. Это прописано в письме Минфина № 03-03-07/51 от 30.11.12. Если компания занимается перевозками профессионально, то выдаваться водителю путевые листы должны ежедневно, это прописано в постановлении Госкомстата России № 78.

Путевой лист выдается водителю только после сдачи старого. Срок хранения документа
в организации пять лет. Выдачей путевого листа занимается диспетчер, либо при его отсутствии бухгалтер. При выдачи путевого листа регистрационный номер заносится в журнал учета, также там указывается дата выдачи и данные водителя. При приеме документа подписи ставят диспетчер
и водитель.

Путевые листы для разного вида транспорта имеют свою форму:

• . С нюансами заполнения можно ознакомиться
  в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257;

Все вышеперечисленные формы путевых листов рассчитаны на однократное использование, однако, формы 3 и 6 могут быть составлены и на более длительный срок, их можно отнести к формам путевого листа на месяц.

Если путевой лист рассчитан на месяц, то дату в нем целиком указывать не надо, следует указать месяц и год, увеличить количество ячеек и вписывать в них необходимый рабочий день. Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля на месяц, а также образец путевого листа грузового автомобиля представлен на нашем сайте. Бланк путевого листа вы можете скачать по ссылкам выше.

Как оформить путевой лист, чтобы не лишиться расходов в налоговом учете и вычетов по НДС? По какой форме должен составляться путевой лист?

Без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями (п.2 ст.6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта).

По какой форме должен быть составлен путевой лист?

Форма путевого листа

Начиная с 2013 года, формы используемых первичных учетных документов (за исключением государственных организаций), определяет руководитель экономического субъекта (п.4 ст.9 Закона №402-ФЗ). Это могут быть унифицированные формы либо собственные, разработанные с соблюдением обязательных реквизитов первичных документов. При использовании унифицированных форм нельзя удалять имеющиеся реквизиты таких документов (Письмо Минфина РФ от 08.07.2011 г. №03-03-06/1/414), можно лишь дополнять форму новыми строками или графами.

При разработке собственных форм первичной учетной документации следует учитывать, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (Информация Минфина РФ от 04.12.2012 г. №ПЗ-10/2012).

Многие организации, эксплуатирующие транспортные средства, для подтверждения расходов на ГСМ, должны составлять путевой лист. При этом возникает вопрос: может ли организация самостоятельно разработать форму путевого листа, руководствуясь лишь обязательными реквизитами, содержащимися в п.2 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту – Закон №402-ФЗ)?

Напомним, что обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 г. №152 (далее по тексту – Приказ №152). Письмом Минфина РФ от 25.08.2009 г. №03-03-06/2/161 указано, что путевой лист, самостоятельно разработанный организацией, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ, при наличии в нем обязательных реквизитов, утвержденных Приказом №152.

Важно!

Для всех ли предприятий обязательны «минтрансовские» реквизиты? Решения судов по данному вопросу противоречивы.

Одни суды отмечают, что положения Федерального закона от 08.11.2007 г. №259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» не распространяются на физических и юридических лиц, не оказывающих транспортные услуги третьим лицам в качестве одного из видов своей предпринимательской деятельности, а осуществляющих перевозки грузов и людей для удовлетворения собственных потребностей в процессе осуществления основных видов деятельности, не связанной с эксплуатацией автомобильного транспорта (Определение ВС РФ от 22.04.2016 г. №301-КГ16-3321, Постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 11.05.2016 г. №А29-7710/2015, АС Волго-Вятского округа от 10.02.2016 г. №Ф01-5485/2015 и Поволжского округа от 24.03.2015 г. №Ф06-21584/2013). Как отмечают судьи, применение формы №3 «Путевой лист легкового автомобиля» носит обязательный характер только для автотранспортных организаций (Решение АС Самарской области от 15.04.2014 г. №А55-31301/2012).

Другие суды считают, что положения Приказа №152 в части обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов применяются юридическими лицами и ИП, эксплуатирующими легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Основные требования по обеспечению безопасности дорожного движения применяются к юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям при осуществлении деятельности, связанной с эксплуатацией транспортных средств, независимо от рода деятельности (Постановление АС Дальневосточного округа от 09.02.2016 г. №Ф03-131/2016, Определение ВС РФ от 27.05.2016 г. №303-КГ16-5282). То есть положения Приказа №152 обязательны и для прочих не автотранспортных предприятий.

Но для транспортной компании оформление путевого листа с обязательными реквизитами, приведенными в Приказе №152, обязательно.

Ошибки в заполнении путевых листов

В ряде случаев налоговые органы на основании недостатков путевых листов (несоответствие формы, утвержденной Приказом №152) делают вывод о нереальности хозяйственных операций. При разрешении в суде подобных споров судьи также отмечают, что налогоплательщик транспортной организацией не является, а поэтому объем сведений, указанных в путевых листах, достаточен для осуществления налогового контроля (Постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 01.04.2015 г. №А78-6705/2014).

Однако иная ситуация для автотранспортных предприятий. В соответствии с пунктом 2 статьи 6 Транспортного устава запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. В связи с этим ненадлежащее оформление путевого листа (по формам, не соответствующим Приказу №152) приводит к штрафам (Решение АС Сахалинской области от 16.04.2015 г. №А59-570/2015).

Какие дефекты в путевом листе чаще всего вызывают нарекания со стороны налоговых органов?

Ошибки, приводящие к доначислению налога на прибыль (НДФЛ у ИП)

Целью составления путевого листа является подтверждение обоснованности расхода ГСМ.

Налоговики зачастую доначисляют по причине отсутствия в путевом листе информации о конкретном месте следования, поскольку без данных сведений невозможно подтвердить осуществленные организацией расходы на приобретение ГСМ (Постановления АС Поволжского округа от 02.12.2016 г. №А55-166446/2015 и от 15.06.2016 г. №Ф06-9555/2016, Московского округа от 08.04.2015 г. №Ф05-3450/2015, Решение АС Нижегородской области от 05.08.2016 г. №А43-10294/2016). Данный подход согласуется с правовой позицией ВАС РФ, изложенной в определении от 30.08.2013 г. №ВАС-11880/13.

Отсутствие в путевых листах сведений о времени возвращения в гараж (стоянку) также может послужить отказом в признании расходов в налоговом учете. Кроме того, необходимо соотносить информацию, приведенную в путевом листе с другими документами.

Например

Согласно путевым листам в графе «горючее» указана марка бензина Аи-95, вместе с тем, часть представленных кассовых чеков подтверждают покупку бензина марки АИ-92. Из некоторых чеков ГСМ следует, что разово приобреталось топливо в количестве, превышающем 70 литров, 80 литров, при этом сведений об объеме горючего, который способны вместить баки указанных автомобилей, компанией в ходе налоговой проверки не представлены (Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 23.06.2016 г. №А74-7498/2014).

В другом же деле, налоговики сопоставили время работы экскаваторов, погрузчика и бульдозеров с актами выполненных работ. Согласно путевым листам работы выполнялись в апреле, мае, июне и июле 2013 года, в то время как объемы работ были приняты налогоплательщиком в апреле, августе и октябре 2013 года. Налоговики исключили данные расходы из налоговой базы, поскольку представленные путевые листы невозможно соотнести с актами на выполнение работ-услуг, путевые листы составлены с нарушением установленных законом требований и не подтверждают факт работы части техники (Решение АС Забайкальского края от 06.09.2016 г. №А78-1080/2016).

А отсутствие в путевых листах показаний спидометра, нарушение нумерация, а также несоответствие с другими документами (путевые листы имеют дату составления начиная с 12.07.2013 г. по 01.11.2013 г., а представленные кассовые чеки датированы начиная с 11.09.2013 г. и заканчивая 16.12.2013 г., дата отпуска дизтоплива АЗС не соответствует дате путевых листов) также приводит к исключению расходов на ГСМ из состава профессиональных вычетов ИП (Решение АС Ставропольского края от 26.10.2016 г. №А63-4584/2016).

Кроме того, пороки заполнения путевого листа наряду с другими обстоятельствами, нередко служат доказательством получения необоснованной налоговой выгоды.

Например

Путевые листы не содержат полных сведений об осуществленной перевозке груза, а именно: не указано места погрузки и разгрузки груза, время погрузки (разгрузки), вид упаковки груза и иные сведения, в путевых листах не заполнены надлежащим образом разделы «Задание водителю», «Последовательность выполнения задания»«, «Результаты работы автомобиля и прицепов», а также содержат недостоверные сведения. В путевых листах указано, что груз перевозил водитель Шотохин В.В. Однако водитель Шотохин В.В. в период составления путевых листов не являлся сотрудником компании (Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 28.07.2016 г. №А33-10497/2015).

Таким образом, если на основании путевых листов невозможно определить цели фактического использования автомобилей и соотнести их с иными документами, подтверждающими реальность несения расходов на автомобили при их использовании в производственной деятельности, то суды подтверждают право налоговиков на исключение расходов на ГСМ из «прибыльной» базы (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 07.10.2016 г. №А63-11450/2015).

Ошибки, приводящие к доначислению НДС

Для правомерного принятия «входного» НДС в состав налоговых вычетов должны быть выполнены три условия: товары (работы, услуги) приобретены для деятельности, облагаемой НДС, приняты к учету, имеется надлежащим образом оформленная счет-фактура (п. 1, 2 ст. 171 НК РФ).

Пристальное внимание налоговики предъявляют к оформлению первичных учетных документов, которые подтверждают факт принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав.

Само по себе отсутствие путевых листов наряду с другими доказательствами может свидетельствовать о нереальности хозяйственных операций, т.е. о получении необоснованной налоговой выгоды. Поэтому применить вычет в части «входного» НДС по приобретенным ГСМ, нельзя (Постановления АС Северо-Кавказского округа от 18.02.2016 г. №Ф08-317/2016, Восточно-Сибирского округа от 12.01.2016 г. №Ф02-6977/2015).

Важно!

Но в том случае, если реальность операций не опровергнута налоговыми органами, наличие недочетов в оформлении путевых листов само по себе не является нарушением налогового законодательства, а значит, вычет НДС правомерен (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 16.09.2015 г. №Ф04-22441/2015).

Необходимость оформления путевых листов при выплате компенсаций за использование личного автомобиля

В практике организаций часто встречаются ситуации, когда личное имущество работников используется в служебных целях.

В соответствии со ст.188 ТК РФ размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Наиболее распространенным является использование личного транспорта. В этом случае работнику выплачивается компенсация за использование личного автомобиля, размер которой устанавливается приказом.

Компенсационные выплаты включаются в состав расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль. Нужно ли в подобных ситуациях оформлять путевые листы для документального подтверждения выплаченных компенсаций в целях исчисления налога на прибыль организации?

Налоговый Кодекс РФ напрямую не выдвигает требование оформления путевых листов для выплаты компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях. Однако в целях признания расходов необходимо соблюсти общий принцип документального подтверждения и экономического обоснования расходов (ст.252 НК РФ).

Вопросам необходимости оформления путевых листов при выплате компенсации работникам посвящено немало писем Минфина РФ и ФНС РФ.

Так, по мнению контролирующих органов (Письма Минфина РФ от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39406, от 13.04.2007 г. №14-05-07/6, от 29.12.2006 г. №03-05-02-04/192, от 16.11.2006 г. №03-03-02/275, УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 г. №20-15/001797@, от 22.02.2007 г. №20-12/016776, от 20.09.2005 г. №20-12/66690), организация должна вести учет служебных поездок в путевых листах. Именно путевые листы являются подтверждением фактического использования имущества в интересах работодателя (Письмо Минфина РФ от 27.06.2013 г. №03-04-05/24421).

Действительно, сам по себе приказ руководителя об установлении компенсационных выплат не является первичным учетным документом (ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете») и его будет недостаточно для подтверждения реально понесенных работником затрат. Но, если у налогоплательщика будут иные документы, подтверждающие расходы (например, отчеты работника с приложенными чеками, журнал учета служебных поездок с указанием времени, цели поездки и пр.), то отсутствие путевых листов не будет являться основанием для отказа в признании компенсационных расходов.

Так, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 г. №А12-15477/2011 отмечено, что организация имела право заявлять расходы сумм компенсаций за использованный личный автотранспорт, обязательного условия ведения путевых листов действующим законодательством не предусмотрено.

Исходя из анализа положений Федерального закона от 08.11.2007 г. №259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и Приказа №152, регламентирующих требования по заполнению путевых листов, арбитражные суды приходят к выводу, что в данном случае необходимость оформления путевых листов у вышеуказанных работников отсутствовала. При этом не представила доказательств перевозки пассажиров и багажа, грузов (Решение АС Иркутской области от 28.11.2016 г. №А19-14820/2016).

На практике проверяющие из ПФР, могут доначислить на сумму выплаченной работнику компенсации.

Однако такие решения успешно оспариваются в суде, поскольку «…выписывать путевой лист работнику, использующему личный автотранспорт в служебных целях и не являющемуся водителем, организация не обязана. Путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего ей автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях. Выплаты компенсации за использование работниками личного автотранспорта в служебных целях, подтверждены достаточными доказательствами и не подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов» (Постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 16.06.2016 г. №А34-8324/2015 Седьмого арбитражного апелляционного суда от 21.03.2016 г. №А45-48015/2015, АС Западно-Сибирского округа от 06.10.2015 г. №Ф04-23203/2015, Восточно-Сибирского округа от 10.08.2016 г. №Ф02 -3897/2016).

Таким образом, требование о наличии путевых листов в подобных ситуациях не предусмотрено действующим законодательством.

Дополнительное соглашение к трудовому договору предполагает использование работником личного автомобиля в служебных целях, то есть для исполнения работником трудовых обязанностей. Само же исполнение трудовых обязанностей отражается в табеле учета рабочего времени.

Как уже было отмечено, путевые листы необходимы для учета работы принадлежащих организации автомобилей, а не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях (Постановление АС Уральского округа от 16.05.2016 г. №А50-17861/2015).

Но даже в том случае, если автомобиль находится на балансе компании, но закреплен за конкретным должностным лицом (например, за директором), то можно обойтись без оформления путевого листа (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 21.12.2015 г. №А03-4759/2015).

Однако, учитывая претензии налоговиков и проверяющих из ПФР, в подобных ситуациях безопаснее составлять путевой лист.

Расхождения во времени, указанном в путевом листе и табеле учета рабочего времени

При составлении путевых листов нередко компании допускают неточности, связанные со временем работы сотрудника.

Например, у менеджера компании (чей личный транспорт используется в служебных целях) режим работы с 8.30 до 17.30 ч. с понедельника по пятницу. В путевом листе установлено время - с 8.30 до 19.00 ч. При этом в табеле учета рабочего времени проставлен восьмичасовой рабочий день.

Возможны ли такие расхождения времени, приведенному в табеле учета рабочего времени и путевом листе?

В путевом листе должны быть проставлены дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку, что позволяет определить продолжительность фактически отработанного времени (пп.4 п.6 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом №152).

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст.91 ТК РФ). Сведения об использовании рабочего времени отражаются в табеле учета использования рабочего времени. Работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период, признается сверхурочной (Письмо Роструда от 02.12.2009 г. №3567-6-1). А такая работа компенсируется повышенной оплатой либо по желанию работника предоставлением дополнительного времени отдыха (ст.152 ТК РФ).

Таким образом, нормальная продолжительность ежедневной работы (смены) менеджера, работающего по календарю пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями, не может превышать восемь часов. Привлечение же менеджера к выполнению сверхурочной работы должно производиться с соблюдением правил, предусмотренных ст.99 ТК РФ.

Важно!

Поэтому расхождение сведений о фактически отработанном времени, указанных в табеле учета рабочего времени и путевом листе, является основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение законодательства о труде по ст.5.27 КоАП РФ (Постановление ВС РФ от 31.07.2009 г. №18-АД09-8).

Напомним, что данной статьей предусматривается штраф:

на должностных лиц в размере от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;

на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;

на организацию - от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Периодичность составления путевого листа

По общему правилу первичные документы необходимо составлять с такой периодичностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности осуществленных расходов.

Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п.10 Приказа №152). При этом путевые листы могут составляться ежемесячно, если такая периодичность их составления позволяет организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ (Письмо Минфина РФ от 20.02.2006 г. №03-03-04/1/129).

В том случае если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, то путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, может подтверждать вышеназванные расходы компании (Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 г. №03-03-06/2/161).

Первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода (Решение АС Нижегородской области от 05.08.2016 г. №А43-10294/2016).

Важно!

Путевой лист можно оформлять на любой срок, не превышающий месяца.

Если путевой лист оформляется на месяц, то указывается первое и последнее число срока, на который выдан этот лист (п.4 и п.10 Приказа №152, Письмо Минфина РФ от 30.11.2012 г. №03-03-07/51). Например - с 1 ноября 2016 г. по 30 ноября 2016 г.

Путевой лист для легковых автомобилей является важнейшим документом не только для тех компаний, которые занимаются перевозками, но и для любых других предприятий, где имеется рабочее авто. Он позволяет вести точный учет эксплуатации самого транспортного средства, а также контролировать расход топлива, что в конечном итоге дает возможность существенно экономить.

Основные сведения о документе

Путевой лист автомобиля является основным документом, который позволяет контролировать работу водителя, а также режим эксплуатации транспорта:

• время в пути и простоя;
• маршрут движения;
• график движения;
• расход топлива и т. д.

Такой документ выдается каждому водителю, который берет в эксплуатацию коммерческий автомобиль.

Зачем же нужен такой документ? В первую очередь, большинство юридических лиц используют путевые листы не столько для контроля транспортного средства, сколько для снижения налогооблагаемой базы. В путевом листе всегда отображается количество затраченного на маршрут топлива, соответственно – эта сумма не облагается налогом, что позволяет предпринимателям получить дополнительную экономию.

Также стоит отметить и другие назначения данного документа:

• Исключение возможности использования сотрудниками коммерческого транспорта в личных целях. Особенно актуально это для служб такси, где имеется большое количество легковых авто.
• Контроль износа автомобиля, а также необходимости в техническом его обслуживании. Благодаря наличию путевых листов можно высчитать общий срок эксплуатации транспортного средства и вовремя сдавать его в сервис.
• Снижение затрат на топливо за счет строго контроля следования автомобиля по заранее спланированному маршруту.

Таким образом, путевой лист повышает эффективность эксплуатации легковых транспортных средств, а также позволяет сделать ее менее затратной.

Ответственность за заполнение путевого листа всегда ложиться на владельца самого предприятия, а также должностное лицо, которое отвечает за выдачу транспортных средств в пользование сотрудникам. Сам водитель не имеет права вносить какие-либо изменения или делать отметки в документе. Все, что от него требуется – подписи, которые подтверждают прием и сдачу автомобиля.

Форма 3 путевого листа и порядок его заполнения

Существует специальная форма 3 путевого листа, которая была утверждена Госкомстатом. В ней уже учтены все необходимые реквизиты, которые нужно указывать при заполнении документа. Вы можете скачать пустой бланк путевого листа для легковых авто по форме 3 для последующего его заполнения .

Но стоит отметить, что с недавнего времени она не является обязательной для использования. Законодательство позволяет предпринимателям самостоятельно разрабатывать бланки для путевых листов. Главное – в них должны указываться все те реквизиты, которые имеются на установленной форме.

Рассмотрим более подробно, как заполняется форма 3 для путевого листа легкового автомобиля:

1. Шапка документа . В ней обязательно должно указываться наименование самого документа, а также его номер, ведь в дальнейшем он должен сохраняться в архиве не менее 5 лет и отмечаться в специальном журнале при сдаче.
2. Срок выдачи . Сразу после указания названия документа и его номера следует указывать сроки, на которые был выдан путевой лист в формате с «день месяц до день месяц год».
3. Реквизиты компании . В данном пункте необходимо прописывать все данные о юридическом лице, на которое оформлен автомобиль. Сюда входят: полное наименование и юридический адрес, код ОКПО и ИНН/КПП.
4. Информация об автомобиле . Обязательно указывается тип транспортного средства. В данном случае – легковой автомобиль. Кроме того, прописывается его марка и модель, например, Ford B-MAX, BMW X5 xDrive40d и т. д. Также обязательно должен указываться номер и код его регистрационного знака.
5. Информация о водителе . Полностью прописывается ФИО самого водителя, номер его водительского удостоверения, а также категория прав, по которой он осуществляет управление транспортным средством.
6. Технические данные . В них включены разрешения на выезд, а также информация о техническом состоянии автомобиля. Кроме того, в нем указываются данные о топливном расходе по маршруту – прописывается марка горючего, остаток до выезда на маршрут и после, нормы по расходу топлива и фактические показатели.
7. Задание самому водителю . В данном пункте указывается цель поездки, а также время выезда и заезда, оставляются пометки об опозданиях, остановках, простоях и т. д.

Все данные, прописанные в путевом листе, обязательно заверяются ответственными лицами.

После заполнения вступительной части, где указываются все данные, начинается основная часть документа. В зависимости от типа организации она может отличаться. Для тех предприятий, которые работают в сфере перевозок, обязательно должна составляться карта прохождения водителей. Она состоит из следующих пунктов:

• дата проведения медосмотра до и после поездки;
• время проведения медосмотра до и после поездки;
• ФИО лица, которое ответственно за проведение медосмотра (указываются оба лица, если до и после поездки медосмотр проводили разные сотрудники);
• подпись ответственного лица ставится как после, так и до поездки.

После этого указывается информация о маршруте, который был пройден легковым автомобилем. Она состоит из следующих пунктов:

• дата начала и завершения маршрута;
• время начала и завершения маршрута;
• показания одометра до и после маршрута;
• ФИО лица, несущего ответственность за контроль;
• подпись ответственного лица;
• пункты, через которые проходит маршрут;
• общее количество пройденных километров.

В завершении таблицы указывается суммарное количество пройденных километров за все маршруты, которые были осуществлены транспортным средством. После этого ставятся подписи всех ответственных лиц: водителя, начальника кадрового отдела и бухгалтера.

Важно помнить, что все пункты путевого листа должны быть обязательно заполнены. В противном случае документ может вызвать подозрения у работников контролирующих служб и налоговых инспекторов.

Кроме того, предлагаем ознакомиться с видео-роликом, в котором вам более подробно расскажут о правильном составлении путевого листа:

Требования по оформлению и использованию

Существуют определенные требования, которые устанавливаются по отношению путевых листов для легковых авто (касательно их заполнения, а также последующего обращения). Рассмотрим их далее:

• Все путевые листы должны быть отмечены в журнале и пронумерованы для упрощения последующего их поиска в архиве.
• В соответствии с законодательством путевые листы должны сохраняться на предприятии в течение 5 лет.
• Существуют определенные нормы по расходу топлива и смазочных материалов, которые устанавливаются законодательной базой. Но они носят исключительно рекомендательный характер, поэтому придерживаться их при подсчетах необязательно.
• Начиная с 2017 года, было отменено обязательство ставить печать организации на путевом листе, поэтому за ее отсутствие вам не имеют права выписать штраф.
• С июня 2017 года был введен запрет на найм ИП или водителей, которые имеют иностранные водительские удостоверения.
• Любые коммерческие перевозки должны сопровождаться составлением путевого листа по всем вышеописанным требованиям.

В случае нарушения каких-либо правил по составлению и предоставлению путевых листов на легковые авто вам могут выписать штраф, размер которого определяется типом нарушения, а также статусом лица, которым оно было совершено.

Когда нужен и не нужен путевой лист для легкового авто?

Первым делом рассмотрим те случаи, когда нет необходимости в оформлении путевого листа на легковой автомобиль. К ним относятся:

• транспортное средство находится в распоряжении физического лица и используется им исключительно в личных некоммерческих целях;
• если автомобиль состоит на учете предприятия и при этом не используется для совершения перевозок пассажиров, грузов или багажа, а сам руководитель не нуждается в учете топливного расхода.

В законодательной базе прописано, что любой автомобиль, который состоит на учете коммерческого или некоммерческого предприятия, а также совершает перевозки багажа, пассажиров или грузов, обязан документироваться путевым листом. При этом он всегда должен находиться в транспортном средстве и быть предъявлен по просьбе сотрудника полиции.

Ежедневное заполнение путевого листа может быть весьма затруднительной задачей для компаний, в которых нет штатного диспетчера, поэтому в законодательстве предусмотрено, что путевой лист собственного формата может заполняться на любой срок, не превышающий одного месяца. В случае же с унифицированными формами не допускается выдача документа на срок свыше одного дня или поездки.

В случае отсутствия путевого листа нарушителю выписывается предупреждение или штраф в размере 500 рублей.

Путевой лист позволяет упростить контроль эксплуатации транспортных средств, а также пресечь его несанкционированное использования. Поэтому рекомендуется со всей ответственностью относиться к таким документам и заполнять их по всем требованиям.